Gmail (Google Mail) jest jedną z najpopularniejszych usług firmy Google, jest to aplikacja skrzynki pocztowej, dzięki której możesz odbierać i wysyłać maile w adresie z końcówką @gmail.com lub w wersji płatnej również w domenie @firmowej.
Jeżeli tu trafiłeś to raczej masz już konto Gmail, jeżeli nie to przedstawiam krótką definicje. Jest to darmowe konto pocztowe firmy Google o sporych możliwościach i z ~10 GB pojemnością. Więcej informacji i możliwość utworzenia konta tutaj.
Bezpieczeństwo przechowywania danych, stabilność oraz integracja z innymi usługami Google jak np. Dysk Google spowodowała, że poczta Gmail jest największą usługą tego typu pod względem zarejestrowanych i aktywnych użytkowników.
Z artykułu dowiesz się o ciekawostkach związanych z tą usługą i kilku „trikach”, które pozwolą na lepszą pracę, organizacje skrzynki, jak i komfort jej użytkowania. Jeżeli wiesz o wszystkich rzeczach z listy poniżej to mogę tylko pogratulować🙇
Dane Gemius/PBI 10.2018
Przeciąganie maili pomiędzy zakładkami oraz prawy przycisk myszy
Proste funkcjonalności, z których większość osób nie zdaje sobie sprawy. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie maile i można je przesunąć do przygotowanej sekcji, kategorii czy folderu. Analogicznie zaznaczając dowolny mail prawym klawiszem myszy, otrzymasz menu kontekstowe.
Opcja przeciągania.
Kropki w adresie mailowym
Gmail traktuje kropki w adresie jako „puste znaki”, oznacza to, że jeżeli dodajemy kropki do nazwy naszego maila. To wiadomość i tak zostanie dostarczona na mail bez kropek.
Przykład:
Każda wiadomość zostanie dostarczona na [email protected]. Tysiące możliwych kombinacji! Sposób ten wykorzystasz przy rejestracji w serwisach internetowych. Nie musisz tworzyć już drugiego konta mailowego! Wystarczy kropka i możesz zarejestrować się na ten „sam” mail.
Plusy w adresie e-mail
Gmail również umożliwia dodanie plusa oraz wyrazu na końcu adresu mailowego np. [email protected] Taka wiadomość trafi na adres [email protected]
Pozwoli to na łatwiejsze filtrowanie wiadomości z poszczególnych stron czy serwisów e-commerce.
Przyporządkowywanie jest dobrym pomysłem, gdy rejestrujesz się w sklepach internetowych, ponieważ uzyskasz 100% pewność, jeżeli chodzi o wyciek danych. Jeżeli zaczniesz odbierać spam, który jest kierowany na adres [email protected]. Oznacza to, że sklep albo sprzedaje dane mailowe albo ktoś się do niego włamał i wykradł dane kupujących. Niestety plusy nie są możliwe do zastosowania wszędzie, wiele serwisów ma blokady tego znaku przy rejestracji.
Komunikat w Google Chrome — funkcja push
Poczta Gmail umożliwia przekazanie informacji o nowej wiadomości do przeglądarki Chrome, która zakomunikuje ci informacje w dolnym rogu ekranu z imieniem nadawcy i krótkim podtytułem.
-
- Akceptacja powiadomienia push
-
- Informacja o nowej wiadomości na skrzynce Gmail – powiadomienie push z Google Chrome
Funkcja nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania, jeżeli korzystasz z kilku komputerów, jest to świetna opcja, ponieważ Google Chrome synchronizuje ustawienia przeglądarki pomiędzy komputerami Wymagane jest zalogowanie na to samo konto Google
Opcje powiadomień w panelu Gmail.
Panel boczny kalendarz Google, lista zadań, keep
Panel boczny umożliwia prace z innymi aplikacjami z ekosystemu Google m.in Kalendarz. Jeżeli w danym mailu ktoś wspomina o spotkaniu, to warto wykorzystać to funkcje, by dodać taką informację do kalendarza. Kalendarz Google synchronizuje się automatycznie z innymi urządzeniami podłączonymi do tego samego konta Google.
Panel boczny z dodatkowymi usługami Google
Dodatki do poczty Gmail
Poczta Gmail umożliwia instalacje dodatków, rozszerzających jej funkcjonalność. Wystarczy w panelu bocznym kliknąć znak plusa. Plus widać na powyższym Gifie. Aplikacji jest bardzo dużo, ale wiele z nich może być przydatna w twojej branży!
Przykładem może tutaj być dodatek Know When Your Emails are Open, który pozwala na śledzenie wysłanego maila i tego, czy dana osoba go otworzyła. Dzięki temu klient, twój uczeń czy pracownik nie będzie mógł skorzystać z wymówki, że mail nie został dostarczony.
Sprawdzanie, czy wiadomość mailowa została przeczytana – dodatek do Gmaila.
Automatyczne przekazanie maili, ustawienie ich statusów oraz filtrów
Poczta Gmail ma funkcje automatycznego przekierowania wiadomości na inny e-mail, umożliwia też ustawienie statusu wiadomości oraz ich filtracji czy nakładania etykiet.
Jest to kolejna przydatna funkcja, która ułatwi Ci pracę i „zrzuci” zbędny balast z odbieranych maili. W Ustawieniach należy wybrać zakładkę Filtry i zablokowane adresy
Ustawienia Gmail
Przykład stworzenia filtru, z którego korzystam:
-
- Tworzenie i edycja filtru w skrzynce pocztowej gmail
-
- Filtr Gmail – Allegro
Przekierowanie wiadomości mailowej jest również dobrą opcją. Szczególnie gdy dzielisz się usługą z rodziną.
Przykład: Konto Steam jest zarejestrowane na 1 adres mailowy, jeżeli dwie osoby z niego korzystają, to adres mailowy musi przekierowywać pocztę również dla drugiej osoby, dotyczy to zakupów, kodów dostępu czy przypomnienie hasła.
Każda wiadomość z tego adresu mailowego zostanie przekierowana dalej.
Przekierowanie wiadomości mailowej z Steam
Tworzenie filtracji na podstawie kliknięcia wiadomość mailową
Wystarczy otworzyć wiadomość, wybrać opcję filtruj wiadomości tego typu.
Filtrowanie poczty gmail
Tworzenie etykiet oraz archiwizacja maili
Poczta Gmail pozwala na tworzenie własnych etykiet, które dzięki stworzonym filtrom pozwalają w łatwy sposób grupować pocztę.
Nie warto ukrywać etykiety systemowej Wszystkie maile, ponieważ w łatwy sposób wyświetla wszystkie maile. Jest to szczególnie ważne na telefonie Android, gdzie maile wyświetlają się domyślnie w folderze Wszystkie maile. Jeżeli masz ustawione filtry z przekierowaniem wiadomości oraz pominięciem folderu Odebrane to możesz przegapić ważny mail – po prostu w widoku głównym poczty nie zostanie wyświetlony.
Nie zalecam również kasowania wiadomości, lepiej sprawdzi się opcja archiwizacji. Skasowane wiadomości trafiają do kosza gdzie po 30 dniach, zostają skasowane – po tym okresie nie mozna ich już odzyskać!
Etykiety po stworzeniu należy przyporządkować do reguł filtracji z sekcji powyżej
Etykiety i kategorie Gmail
Anulowanie wysłanego maila
Anulowanie wysłanego maila umożliwia cofnięcie wysłanej wiadomości. Gmail domyślnie czeka 5 sekund, po kliknięciu wyślij. W tym czasie pojawia się, przycisk umożliwiający cofnięcie wiadomości. Po 5 sekundach wiadomości zostanie wysłana i nie można jej cofnąć. W opcjach poczty Ustawienia -> Ogólne możliwa jest zmiana tego ustawienia na 5, 10, 20 i 30 sekund.
Anulowanie wysłanego maila w Gmail
Integracja z Windows 10 i programami pocztowymi
Gmail umożliwia korzystanie z programów pocztowych takich jak Outlook czy Mozilla Thunderbird. Działa również z zintegrowaną aplikacją systemu Windows 10 – Mail. W przypadku integracji poczty Google również przeprowadzana jest synchronizacja Kalendarza Google. Konfiguracja odbywa się w sekcji Ustawienia -> Przekazywanie i POP/IMAP
Więcej o integracji znajdziesz na oficjalnej stronie pomocy Google Mail.
Podpięcie innych maili oraz przyznanie dostępu do konta pocztowego Gmail
Gmail nie tylko umożliwia odbieranie i wysyłanie wiadomości z adresu @gmail. Aplikacja pozwala na dodanie poczty innych dostawców m.in. Wirtualna polska, Interia, Yandex. Pozwala to na integrację kilku maili w jednym miejscu, jest to szczególnie ważne, gdy zmieniamy nazwę firmy czy dostawcy firmowego. W ten sposób spinając konta, wszystko trafi w jedno miejsce. Odbywa sie to w sekcji Ustawienia -> Konta i importowanie
Dodanie skrzynki pocztowej do Gmaila
Udostępnienie konta Gmail innej osobie
Możesz udostępnić swoje konto Gmail dla innej osoby, która również posiada konto Google. Dana osoba otrzyma dostęp do czytania i wysyłania wiadomości w twoim imieniu. Opcja pozwala również na to, czy wiadomość ma być oznaczana jako przeczytana, gdy inny użytkownik z dostępem, ją przeczyta i to czy ma być wysyłana w twoim imieniu, czy z dopiskiem „wysłane przez”. Ta opcja dostępna jest w zakładce Ustawienia -> Konta i importowanie
Przyznanie dostępu do konta Gmail innej osobie
Wyszukiwanie po zawartości plików i zdjęć oraz odmianach wyrazów!
Zapewne nie zdajesz sobie sprawy, ale Google skanuje każde pliki – m.in. zdjęcia, pdfy, skompresowane pliki, które przepływają przez ich serwery. Jeżeli wysyłasz lub otrzymujesz na pocztę Gmail załącznik ze zdjęciem, na którym znajdują się jakiekolwiek informacje czy plik PDF, DOC. To ich zawartość również jest przeszukiwana, gdy szukasz informacji w swojej poczcie!
Działa to również w przypadku odmian i synonimów wyrazów. Wpisując Kraków, poczta wyświetli Ci wiadomości mailowe, które zawierają odmiany tego słowa.
Zaplanowanie maili
Poczta Gmail umożliwia zaplanowanie wysłania wiadomości o konkretnej dacie czy godzinie. Wiadomość zaplanować można maksymalnie 49 lat do przodu.
-
- Zaplanuj wysłanie wiadomości gmail
-
- Wybór daty wysłania wiadomości
Tryb poufny z destrukcją maila i potwierdzeniem SMS
Poczta Gmail posiada funkcje wysyłania poufnej wiadomości z ograniczonym dostępem i opcją „destrukcji”. Taka wiadomości nie jest wysyłana. Wysyłany jest link do wiadomości! A osoba, której numer wpisałeś, otrzyma kod SMS, który umożliwi jej przeczytanie wiadomości poufnej.
Wybór wiadomości poufnej w Gmail
-
- Wiadomość poufna
-
- Wiadomość poufna – możliwość destrukcji w każdej chwili
Mail może być zniszczony po 1 dniu, tygodniu, miesiącu, 3 miesiącach lub 5 latach. W każdej chwili istnieje możliwość destrukcji wiadomości – za pomocą pola edycji (zdjęcie powyżej)
Tryb poufny nie wysyła wiadomości, a link do odpowiedniej strony Google. Oczywiście jest możliwość wykonania zrzutu ekranu tej wiadomości, jednak nie jest ona dostępna w logach konta odbiorcy.
Wiadomość poufna w formie linku z potwierdzeniem SMS
Dostęp do trybu eksperymentalnego
Tryb eksperymentalny umożliwia korzystanie, a raczej testowanie nowych funkcjonalności poczty Gmail, oznaczone są one ikoną kolby. Można go włączyć w sekcji Ustawienia -> Ogólne
Tryb eksperymentalny
Podsumowanie
To już wszystkie informacje i funkcje, które znam odnośnie do poczty Google. Mam nadzieje, że chociaż kilka z nich stanowi coś nowego dla ciebie i pozwoli ci lepiej i efektywniej pracować ze skrzynką Google. Może znasz coś jeszcze? Jeżeli tak to zostaw komentarz!
