Elektroniczny obieg dokumentów — co to jest i jak może pomóc twojej firmie?

 w Definicje,

Elektroniczny obieg dokumentów to nowoczesne rozwiązanie, które łączą zestaw strategii, procesów i narzędzi w celu usprawnienia przepływu informacji w firmie oraz gromadzenia danych, którymi następnie można zarządzać i dostarczać dla pracowników, klientów czy partnerów biznesowych.

Mówiąc krótko: jest to obsługa dokumentacji papierowej w formie zdigitalizowanych plików, które dostępne są w specjalnie do tego przygotowanym systemie zarządzania dokumentami. Takie rozwiązanie nie tylko usprawnia zarządzanie dokumentacją, ale również jest ekologiczne i ogranicza zużycie papieru w przedsiębiorstwie.

Systemy zarządzania dokumentami (ECM. Enterprise Content Management) pozwalają na natychmiastowe sprawdzenie danych, nawet sprzed kilku lat. Wyobraźmy sobie sytuację, że otrzymujemy telefon od klienta czy dostawcy z prośbą o sprawdzenie płatności, czy umowę sprzed kilku lat, która chce sprawdzić Urząd Skarbowy. Pracownik jest zmuszony poszukiwać tych dokumentów w całej firmie.

Kto korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów?

Praktycznie każda większa firma korzysta z systemów zarządzania e-dokumentacją. Im większa organizacja, tym więcej można zyskać na wdrożeniu takiego systemu. Z tego rodzaju programów nie korzystają tylko firmy prywatne, ale również publiczne m.in urzędy, szpitale, uniwersytety czy sądy.

Wiele z tych firm podkreśla zalety wdrożenia tego typu systemów i jego korzyści związane z ekologią i bezpieczeństwem zarządzania danymi.

Zalety wdrożenia systemu do elektronicznego obiegu dokumentów

Natychmiastowy dostęp do informacji nie jest jedyną korzyścią z zastosowania systemów zarządzania dokumentami w firmie. Wyróżniamy następujące zalety:

  • Obniżenie kosztów przechowywania informacji,
  • Integracja danych i kontrola procesów zachodzących w firmie,
  • Zabezpieczenie ich przed zniszczeniem i wypadkami losowymi,
  • Nadzór, logowanie historii oraz system uprawnień dla użytkowników korzystających z ECM co zabezpieczenia dane przed wykradzeniem.
  • Analiza zgromadzonych danych,
  • Przepływ i bezpieczna wymiana dokumentów
  • Kontrola dokumentów, szczególnie tych dotyczących płatności i faktur
  • Zarządzanie umowami i automatycznymi zobowiązaniami płatniczymi.
  • Zwiększenie jakości obsługi klienta i kontrahentów

Czy twoja firma jest zbiurokratyzowana?

Jeżeli w twojej organizacji występuje papierowy obrót dokumentów, w którym pracownicy muszą ręcznie obsługiwać korespondencję wychodzącą i przychodząca czy też opóźnienia w płatnościach za faktury papierowe. E-dokumenty są idealnym rozwiązaniem, które pozwoli nie tylko na usprawnienie procesów związanych z zarządzaniem firmą, ale również na ograniczenie powtarzalnych czynności przez pracowników z działu obsługi klientów, kadrowo płacowych i innych, ponieważ pozwalają wyeliminować prowadzenia dokumentacji w formie papierowej.

Darmowe oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów. Czy ma to sens?

Oczywiście, w internecie istnieją darmowe systemy do obsługi elektronicznego obiegu dokumentacji w postaci open-source, jednak posiadają one duże limitacje, które nie są kompatybilne z funkcjonowaniem danej firmy. W tym wypadku ważną kwestią jest zgodność z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych RODO.

Dodatkowo wdrożenie nawet darmowego systemu kosztuje, trzeba przeszkolić pracowników i skonfigurować odpowiednio cały system i jego zabezpieczyć. Zazwyczaj bezpłatne aplikacje nie oferują szkolenia pracowników z systemu, ewentualnie oferują darmowy system a zaporowe ceny szkolenia. Pamiętajmy również o tym, że taki system może przestać być rozwijany, co po jakimś czasie czyni go bezużytecznym.

Brak aktualizacji przy zmiennym prawie może spowodować całkowicie blokadę takiego systemu firmie, dodatkowo w razie wystąpienia problemów z systemem, twórca takiej aplikacji nie ma obowiązku naprawienia błędów.

W wyniku czego procesy obiegu e-dokumentów w danej firmie mogą zostać zablokowane. Koszt przeniesienia zdigitalizowanej dokumentacji do innej aplikacji może być wielokrotnie wyższy, tak samo, jak ponowne przeszkolenie pracowników.

Kwestie zabezpieczeń takiego systemu również są dyskusyjne, oprogramowanie darmowe nie zawsze może gwarantować bezpieczeństwo danych cyfrowych na najwyższym poziomie, a wykradanie poufnych danych może w rezultacie skończyć się procesami cywilnymi z poszkodowanymi i dużymi kwotami odszkodowań.

Koszt rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów niekoniecznie musi wiązać się z wielkimi wydatkami. Na rynku istnieje wiele rozwiązań, które specjalizują się we wdrożeniach tego systemu do firmy.

Rozwiązania te, pozwalają na wybranie tylko przydatnych funkcjonalności systemu, które są kluczowe z perspektywy funkcjonowania firmy. Pozwoli to zintegrować obsługę danego przedsiębiorstwa w jak największym stopniu, bez zbędnych modułów, z których dana firma nie będzie korzystać, a za które musiałaby płacić.

Przykładowym systemem zarządzania obiegiem dokumentami jest Netia Paperless. Jest to rozwiązanie, które pozwoli zdigitalizować procesy biznesowe w przedsiębiorstwie, a także oferuje inne usprawnienia, które są ciągle dodawane do systemu. Paperless umożliwia wybór tylko odpowiednich modułów, nad którymi zależy Państwa firmie, co znacząco może ograniczyć cenę wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.

Zostaw komentarz