PDF jest skrótem od angielskiego wyrażenia Portable Document Format, w wolnym tłumaczeniu “przenośny format dokumentów”. PDF to rozszerzenie dokumentów cyfrowych, które służą do przechowywania m.in. tekstu, grafik, multimediów, szkiców, wykresów a nawet elementów 3D czy formularzy.
Jest to format służącym do łatwego przechowywania dokumentów w formie zdigitalizowanej. Służy również do prezentacji dokumentu przed jego możliwym wydrukiem. Dlatego, jeżeli plik PDF zostanie wydrukowany, to nie będzie różnić się schematem od tego jak jest wyświetlany na monitorze komputera.
Firma Adobe opracowała pierwszą wersję PDF-a w 1993 roku. Celem stworzenia tego formatu było umożliwienie formatowania tekstu i obrazów, niezależnie od aplikacji, sprzętu czy systemu operacyjnego oraz ułatwienie pracy dla firm korzystających z DTP.
DPT toDesktop Publishing, czyli publikowanie zza biurka. Oznacza przygotowanie na komputerze materiałów, które następnie będą drukowane i powielane.
Pliki PDF działają na podstawie języka PostScript. Każdy dokument może zawierać w sobie czcionki, grafiki rastrowe i wektorowe oraz inne potrzebne załączniki by poprawnie wyświetlać dokument. Takie rozwiązanie pozwala na prawidłowe przeglądanie pliku, nawet gdy nie posiadamy zainstalowanej czcionki, która jest wykorzystywana przez dokument w w tym formacie. Z tego powodu rozszerzenie PDF wykorzystuje się w digitalizacji dokumentów, które archiwizuje się je w formie cyfrowej w postaci plików PDF.
PDF – Co to jest? HIstoria i cel
Historia rozszerzenia PDF
Firma Adobe opublikowała pierwszą wersję formatu w 1993 roku. PDF był formatem zastrzeżony do roku 2008, gdy stał się rozszerzeniem otwartym pod kontrolą ISO — międzynarodowej organizacji normalizacyjnej. Aktualnie istnieje wiele norm standaryzacyjnych ISO, które określają format PDF m.in. ISO 32000
Jednym z celów stworzenia PDF była możliwość łatwego wykorzystywania dokumentów cyfrowych w procesie DTP oraz udostępniania plików, tak by na każdym urządzeniu wyświetlał się w ten sam, identyczny sposób, co pozwoliłoby ucywilizować dystrybucję treści w internecie i na komputerach stacjonarnych. Przed popularnością internetu i plików HTML rozszerzenie było głównie wykorzystywane przez firmy korzystające z DTP, czyli komputerowego przygotowania do druku, firmy najpierw tworzyły dokumenty w postaci cyfrowej, a następnie zarządzały procesem druku i przepływu pracy w drukarniach. Takie działanie ułatwiało pracę, szczególnie gdy urządzenia poligraficzne znajdowały się w miejscu oddalonym od firmy tworzącej na komputerach dokumenty do wydrukowania.
Początki formatu były trudne, na rynku występowało sporo rozszerzeń konkurencyjnych, a PDF posiada również wewnętrzną konkurencję w postaci formatu PostScript. Dodatkowym utrudnieniem było to, że pierwsza aplikacja do wyświetlania i tworzenia plików PDF o nazwie Adobe Acrobat była programem płatnym. Użytkowników zniechęcał też duży rozmiar plików, w porównaniu do plików tekstowych. Format powstał w okresie rozwoju internetu, gdy prędkość internetu była powolna i opierały się o modemy telefoniczne, dlatego duży rozmiar automatycznie stawiał PDF-a na przegranej pozycji.
Sukces i popularność formatu rozpoczęła się od wprowadzenia bezpłatnej aplikacji Adobe Reader 2.0, która pozwala na otwarcie dokumentów PDF na komputerze. Udoskonalono również wiele metod kompresji pdfów. Pozwoliło to znacząco zmniejszyć dokumenty i ułatwić ich udostępnianie i przesyłanie przez internet.
Firma Adobe ciągłe wspierała i rozwijała format, wprowadzając nowe funkcjonalności m.in. szyfrowanie plików (1994), formularze i radio buttony (1996), wstawianie multimediów i grafik JPEG 2000 (2003).
Rozwój i wersje
Edycje rozszerzenia PDF
- Edycja pierwsza, czyli wersja 1.0 została opublikowana w 1993 roku.
Jak już wspomniałem na początku artykułu, zawierała możliwość wprowadzenia tekstu, zdjęcia, linków, zakładek w pliku PDF. Edycja ta posiadała dwie rewizje, dokonane w 1994 i 1996 roku, które wprowadziły szyfrowanie, hasła, format binarny oraz kompresje formatu binarnego co pozwoliło znacząco zmniejszyć dokumenty PDF na potrzeby internetu.
- Edycja druga, czyli wersja 1.3 w 2000 roku.
Edycja druga wdrożyła nowe, kluczowe funkcjonalności m.in. cyfrowy podpis dokumentu, więcej przestrzeni kolorów (ICC, DeviceN), poprawione numerowanie stron. Wprowadziła również możliwość wygenerowania ze stron internetowych dokumentów PDF — czyli konwersje z HTML do PDF.
- Edycja trzecia, wersja 1.4 w 2001 roku
Edycja trzecia rozszerzyła możliwości szyfrowania plików, wprowadziła poprawki związane z formularzami, formatowanie Unicode i umożliwiła importowanie treści z jednego PDF do drugiego.
- Edycja czwarta, wersja 1.5 w 2003 roku.
Większe wsparcie multimediów, wdrożenie formatu zdjęć JPEG 2000, poprawa interaktywnych formularzy zawartych w PDF. Wdrożenie nowych rozwiązań plików CAD. Możliwość tworzenia w jednym dokumencie tłumaczenia na kilka wersji językowych, do tego nowe formaty szyfrowania PDF jak SHA-1 i RSA-4096. Edycja usunęła również wsparcie dla systemów Windows 98
- Edycja piąta, wersja 1.6 w 2004 roku.
Poprawki związane z plikami 3D, możliwość wdrażania własnych czcionek w dokumencie PDF (OpenType), Wsparcie XFA 2.2 (XML Forms Architecture) wprowadziło więcej funkcjonalności jak cyfrowe podpisanie dokumentów, formularze XFA. Dodatkowo linkowanie pomiędzy dokumentami PDF i szyfrowanie AES.
- Edycja szósta, wersja 1.7 została wprowadzona w 2006 roku. Jest to aktualna wersja, która od 2006 roku doczekała się 8 rewizji.
W edycji szóstej dalej rozszerzano wsparcie dokumentów 3D oraz XFA, czyli architekturę formularzy w formacie XML. Ostatnia aktualizacja edycji była w 2011 roku. Aktualnie jest to XFA 3.3, które wprowadziło obsługę list punktowych i zagnieżdżonych, dodatkowo obsługę formularzy i tabel z treścią od prawej do lewej strony.
Standardy PDF
Standardy PDF – Normy ISO
Wraz z rozwojem rozszerzenia powstało wiele standardów ISO, które miały nałożone normy i cele w zależności od wykorzystania formatu PDF.
Podczas zapisywania plików, wiele programów wyświetla informacje o tym, w jakim standardzie ma zapisać dokument PDF i to czy dokument będzie przeznaczony do druku czy publikacji w internecie. W zależności od wybranych opcji – aplikacje zapisują dokument w konkretnej normie.
PDF/A (PDF/A-1 do PDF/A-4)
Standard opublikowany w 2005 roku, określający normy archiwizacji i długoletniego zachowania dokumentów elektronicznych. Blokuje on niektóre funkcjonalności mogące powodować problemy z długotrwałym przechowywaniem plików m.in. pobieraniem czcionek z zewnętrznych serwisów (linkowanie) czy szyfrowania.
PDF/E
Jest to standard wprowadzony do normalizacji dokumentów inżynieryjnych, technicznych i przemysłowych. Celem jest wsparcie tworzenie PDFów w dokumentacjach konstrukcyjnych, projektowych czy przepływie pracy oraz ich prawidłowy wydruk.
PDF/UA
PDF/Universal Accessibility, to kolejny standard dotyczący dostępność i specyfikacji dla osób programujących aplikacje, które będą mogły tworzyć i edytować PDFy. Zawiera informacje w kwestiach wsparcia osób niepełnosprawnych, tak by wygenerowany dokument PDF mógł być czytany i obsługiwany poprzez specjalne urządzenia przeznaczone dla osob niepełnosprawnych m.in joystiki. Został wprowadzony w 2012 roku.
PDF/VT
Międzynarodowy standard, opublikowany przez ISO w sierpniu 2010 roku. Standard VT optymalizuje zagadnienia związane z drukowaniem. Wprowadza zarządzanie kolorami ICC i optymalizacje obiektów graficznych, tekstów oraz koncepcje metadanych (DPM).
PDF/X
Jest to dodatkowy pod standard PDF, który służy do określenia norm związanych z plikami graficznymi, by sprostać wymaganiom drukarskich, które nie są zawarte w standardowym dokumencie PDF. Przykładowo standard wymaga by wszystkie pliki graficzne były w formacie CMYK a wykorzystane fonty znajdowały się w pliku PDF.
Oprogramowanie do plików PDF
Większość programów do profesjonalnej pracy z plikami PDF jest płatna. Dotyczy to aplikacji od twórcy tego formatu Adobe Acrobat PRO, która umożliwia tworzenie i edycja PDF. Użytkownicy korzystają z innych aplikacji, nie związanych z PDF jak pakiety biurowe czy programy graficzne, z których następnie generują dokumenty PDF.
Programy biurowe mają możliwość eksportu dokumentu do formatu PDF, dlatego zalecane jest posiadanie i edytowanie pliku w formacie Word lub pokrewnym. Po zmianach należy ponownie wyeksportować plik do PDF. Problem ten nie występuje w przypadku otwierania i czytania dokumentów PDF. Istnieje wiele darmowych narzędzi jak Adobe Reader czy SumatraPDF, które pozwalają na otworzenie tego typu rozszerzenia. Przeglądarki internetowe również mogą otworzyć taki plik.
Programy do edycji i tworzenia dokumentów PDF
Przykładowe aplikacje do edycji plików PDF
Najlepsze programy do bezpośredniej edycji plików PDF są płatne. Istnieje możliwość otworzenia takiego pliku w pakiecie biurowym Office, ale nie sprawdzi się to w przypadku bardziej rozbudowanych dokumentów.
Aplikacje do bezpośredniego tworzenia i edycji PDF
Większość pakietów biurowych ma możliwość wyeksportowania dokumentów do formatu PDF, niektóre z nich posiadają więcej funkcjonalności niż inne. Pakiet biurowy Office pozwala na eksportowanie do PDF, jednak nie pozwala na wdrożenie hasła edycji czy wdrożenia w PDF opcji blokady kopiowania, czy drukowania.
Najpopularniejsze aplikacje do edycji na system Windows 10
- Adobe Acrobat PRO,
- WPS Office,
- Microsoft Word,
- PDFill Free Tools,
- Konwertery online — strony www,
- Aplikacje CLI — wymaga instalacji basha.
Dokładny opis programów do edycji plików PDF znajdziesz, tutaj.
Najpopularniejsze aplikacje do edycji na systemy UNIX m.in. Ubuntu
- WPS Office
- LibreOffice
- Konwertery online
- Aplikacje CLI (command line interface) – pdftk.
Aplikacje do otwierania i przeglądania plików PDF
- Adobe Reader,
- Foxit Reader
- SumatraPDF,
- Google Chrome + inne przeglądarki.
Zastosowanie i wykorzystanie plików PDF — do czego je się stosuje?
PDF to rozszerzenie, które na pewno spotkałeś, pracując przy komputerze. Różnego rodzaju instytucje udostępniają tego rodzaju pliki m.in. rządy poszczególnych krajów czy firmy i korporacje.
W tym formacie wydrukujesz swoją pracę inżynierską czy magisterską, także różnego rodzaju dokumenty m.in. umowy, raporty, cv są finalnie umieszczone w rozszerzeniu pdf. Format ten jest również stosowany w przypadku dystrybucji książek w formacie cyfrowym obok formatów .epub, .cbr, ibook i Kindle. Wszystkie czytniki e-book umożliwiają uruchomienie i wczytanie tego rozszerzenia.
PDFy są wykorzystywane w przypadku digitalizacji zbiorów i archiwów. Wiele instytucji, szczególnie urzędów publicznych digitalizuje dokumenty do formatu PDF. Co ułatwia ich wyszukiwanie i przechowywanie. Zwiększa to bezpieczeństwo i niweluje możliwość utraty dokumentu w formie „żywej” poprzez pożar czy zalanie wodą. Jeżeli posiadasz skaner, to domyślnie zapisuje on zeskanowane dokumenty, zdjęcia w formacie PDF.
Dokumenty PDF są niezbędne w pracy biurowej, dlatego warto znać operację, które można na nich wykonać. Na dole poniższego artykułu wymienię listę najbardziej popularnych operacji na plikach PDF, do których stworzyłem artykuły poradnikowe. Zostały one przygotowane na podstawie najczęściej wyszukiwanych zapytań przez internautów i ich problemów z formatem PDF.
10+ głównych zalet plików PDF
Zalety wykorzystania formatu PDF w dokumentach cyfrowych
- Format dokumentu jest zachowany i plik wyświetla się w taki sam sposób na każdym komputerze czy urządzeniu oraz jest oparty o język PostScript. Otworzenie pliku WORD w edytorze innym niż Microsoft Office może znacząco zmienić wygląd.
- Plik PDF może przechowywać grafiki, czcionki i inne niezbędne elementy w sobie. Dlatego nie jest wymagane instalowanie dodatkowych czcionek czy ściąganie grafik, aby je wyświetlić w programie do otwierania plików PDF. Oznacza to, że wszystko znajduję się w jednym pliku i otworzenie takiego dokumentu po kilkunastu latach nie spowoduje, że grafika w nim zawarta się nie wyświetli.
- Dokumenty PDF mogą posiadać załączniki, które dokument może odczytać lub zapisać na dysku twardym.
- Plik PDF jest plikiem finalnym, oznacza to, że nie powinno się edytować takich dokumentów bezpośrednio w formacie PDF, mimo że istnieją aplikacje, które tworzą plik PDF i umożliwiają jego edycje.
- Możliwość szyfrowania plików i zabezpieczenie hasłem oraz dodanie adnotacji do dokumentu.
- Popularność. Jest to najpopularniejszy format tekstowy przesyłania dokumentów tekstowych, powszechnie akceptowany i często wymagany w formularzach, np. CV.
- Format spełnia Normy ISO, dlatego jest wykorzystywany w wielu branżach, również przemyslowych i konstrukcyjnych oraz przy archiwizacji i digitalizacji dokumentów.
- Ciągła aktualizacja i utrzymywanie przez organizację ISO gwarantuje prawidłowość formatu.
- Funkcje dodatkowe jak np. blokada kopiowania treści, blokowanie drukowania, modyfikacji, wypełnienie formularza, szyfrowanie czy ustawienie hasła.
- Podpis cyfrowy i akceptacja w urzędach państwowych — epuap.
- Możliwość kompresji (np. zdjęć), specjalne warianty plików PDF nakierowane na publikacje w sieci czy wydruk
- Do pliku PDF można załączyć pliki, które czytający może pobrać i zapisać na dysku.
10+ głównych wad plików PDF
- PDF nie był otwartym dokumentem a został stworzony przez firmę prywatną Adobe Systems, spowodowało to początkowe problemy nowego rozszerzenia. Dopiero 15 lat po publikacji w 2008 roku format został otwarty i przekazany organizacji ISO, która nim zarządza.
- Możliwa duża wielkość plików, w stosunku do innych formatów np. tych które wykorzystuje się w czytnikach e-book.
- Brak edycji plików PDF. Na rynku nie istnieje dobry, bezpłatny program do modyfikacji plików PDF. Wszystkie rozwiązania są płatne. Dodatkowo, jeżeli dokument jest zapisany w odpowiedniej czcionce, to PDF często nie zawiera pliku pełnej czcionki tylko wybranych znaków wykorzystywanych w dokumencie – co jest ogromnym problemem podczas edycji.
- Dokumenty musisz przygotować w innym programie, a następnie je zapisać, wyeksportować do PDF.
- Wiele plików PDF jest traktowane jako zdjęcia, co powoduje brak możliwości edycji czy kopiowania takich dokumentów.
- Konwersja pliku PDF jest możliwa, jednak taki plik może wyglądać inaczej po konwersji na inny format, również konwersja innych formatów do PDF jest problematyczna.
- Wirusy i exploity, PDFy mogą być wykorzystywane przez cyberprzestępców i spamerów.
- Problematyczność danych, bardzo często jest problem z zapisaniem czy skopiowaniem elementu z pliku PDF.
- Dokumenty PDF są nakierowane głównie na format A4, dlatego wiele z nich jest ciężko czytać na e-bookach czy telefonach komórkowych.
- Słabe szyfrowanie starszych plików PDF. W nowych wersjach PDF szyfrowanie jest 256-bitowe, natomiast w starszych występuje szyfrowanie 40-bitowe.
- Ograniczone funkcjonalności — wiele pakietów biurowych podczas eksportu do pliku PDF nie umożliwia wykorzystania pełnego potencjału PDF, szczególnie w przypadku nakładanych zabezpieczeń.
22 Najpopularniejszych operacji na plikach PDF
Wymienione poniżej działania na dokumentach PDF są najczęsciej wyszukiwanymi problemami związanymi z PDF przez internautów. Do większosci z nich stworzyłem dedykowane poradniki ze zdjęciami i wykonaniem krok po kroku. Warto je sprawdzić, ponieważ jeżeli pracujesz z dokumentami PDF, to prędzej czy później bedziesz szukał informacji o tym jak wykonać poszczególną operacje.
W przykładach podałem płatne i bezpłatne aplikacji oraz wymieniłem metody od najlepszyc do najsłabszych. Większość poradników jest krótka i ich przeczytanie i zrozumienie nie zajmuje dużej ilości czasu.
- Jak stworzyć, zapisać plik PDF?
- W jaki sposób edytować pliki PDF? Polecane programy i rozwiązania.
- Jak zmniejszyć rozmiar, skompresować plik PDF?
- Jak wysyłać dowolne pliki (nie tylko PDF) online? Moje sposoby.
- Jak połączyć, scalić pliki PDF w jeden?
- Jak zmienić plik Word na PDF?
- Jak zamienić plik PDF na Word?
- Jak zamienić plik PDF na JPG, PNG, GIF i z na PDF?
- Jak skopiować tekst, wyciąć fragment z PDF?
- Jak podzielić plik PDF?
- Jak zamienić, skonwertować plik na PDF?
- Jak zaszyfrować i ustawić hasło na plik PDF?
- Jak obrócić plik PDF?
- Jak zmniejszyć strony pliku PDF?
- Jak zmienić kolejność stron pliku PDF?
- Jak podpisać PDF podpisem kwalifikowanym?
- Jak zapisać prezentację w PDF?
- Jak pisać w PDF?
- Jak usunąć wybrane strony z PDF?
- Jak przetłumaczyć plik PDF?
- Jak wyszukać słowo w PDF?
- Jak wyszukiwać pliki PDF w internecie?
Źródła wykorzystane w artykule
- https://en.wikipedia.org/wiki/PDF
- https://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A
- https://web.archive.org/web/20170107170545/
- http://www.crawfordtech.com/images/resources/PDF_A_101_An_Intro_Final.pdf
- https://web.archive.org/web/20200102134456/https://www.pdfa.org/
- https://en.wikipedia.org/wiki/Category:PDF_standards
