Co to jest PDF? Wszystko o formacie PDF + Operacje

PDF to akronim angielskiego wyrażenia Portable Document Format, co w tłumaczeniu oznacza “przenośny format dokumentów”. Jest to rozszerzenie cyfrowe przeznaczone do przechowywania tekstu, grafik, multimediów, szkiców, wykresów, a nawet elementów 3D oraz formularzy.Dzięki temu formatowi dokumenty cyfrowe można łatwo przechowywać w zdigitalizowanej postaci. PDF umożliwia również dokładne odwzorowanie dokumentu na ekranie przed jego potencjalnym wydrukowaniem. Oznacza to, że wydrukowany plik PDF będzie wyglądał tak samo, jak jest wyświetlany na monitorze. Pierwszą wersję PDF opracowała firma Adobe w 1993 roku.

Głównym celem powstania tego formatu było umożliwienie formatowania tekstu i obrazów w sposób niezależny od używanej aplikacji, sprzętu czy systemu operacyjnego, a także usprawnienie procesów dla firm korzystających z DTP. DTP, czyli Desktop Publishing, to proces przygotowywania materiałów do druku za pomocą komputera.

Wewnętrzną strukturę plików PDF tworzy język PostScript. Dokumenty w tym formacie mogą zawierać czcionki, grafiki rastrowe oraz grafiki wektorowe, oraz inne załączniki niezbędne do właściwego wyświetlania dokumentu. Dzięki temu, nawet bez zainstalowanej czcionki użytej w dokumencie, plik PDF jest wyświetlany poprawnie. To właśnie czyni PDF idealnym formatem do digitalizacji i archiwizacji dokumentów.

Historia rozszerzenia PDF

Adobe opublikowała pierwszą wersję formatu PDF w 1993 roku. Początkowo był to format zastrzeżony, ale w 2008 roku stał się rozszerzeniem otwartym pod egidą ISO, międzynarodowej organizacji normalizacyjnej. Obecnie istnieje wiele norm ISO definiujących standardy PDF, w tym ISO 32000.

Jednym z głównych celów stworzenia formatu PDF było umożliwienie efektywnego wykorzystania cyfrowych dokumentów w procesach DTP oraz zapewnienie, że plik wyświetla się na każdym urządzeniu identycznie.

Przed erą internetu i popularnością formatów HTML, PDF był głównie używany przez firmy korzystające z DTP do tworzenia cyfrowych dokumentów, które były później drukowane. Początkowo PDF napotykał na wyzwania, w tym konkurencyjne formaty i duże rozmiary plików, zwłaszcza w kontekście ówczesnych, powolnych połączeń internetowych opierających się na modemach telefonicznych.

Popularyzacja formatu nabrała tempa po wprowadzeniu bezpłatnej aplikacji Adobe Reader 2.0. Adobe również udoskonaliła metody kompresji PDF, co pozwoliło na znaczne zmniejszenie rozmiarów dokumentów i ułatwiło ich udostępnianie w sieci. Przez lata, Adobe wprowadzała nowe funkcje do formatu, takie jak szyfrowanie plików (1994), wsparcie dla formularzy i radio buttonów (1996) czy możliwość wstawiania multimediów i grafik JPEG 2000 (2003).

Rozwój i wersje

• Edycja pierwsza, czyli wersja 1.0, została opublikowana w 1993 roku.

Jak wspomniałem wcześniej, pierwsza edycja umożliwiała dodawanie tekstu, zdjęć, linków oraz zakładek w plikach PDF. Miała ona dwie rewizje, dokonane w latach 1994 i 1996. Wprowadziły one szyfrowanie, hasła, format binarny oraz kompresję formatu binarnego, co znacząco redukowało rozmiar dokumentów PDF na potrzeby internetu.

• Edycja druga, czyli wersja 1.3, pojawiła się w 2000 roku.

Wprowadziła ona kluczowe funkcjonalności, takie jak cyfrowy podpis dokumentu, poszerzenie przestrzeni kolorów (ICC, DeviceN) oraz poprawę numeracji stron. Dzięki niej można było też generować dokumenty PDF ze stron internetowych, czyli dokonywać konwersji z HTML do PDF.

• Edycja trzecia, wersja 1.4, została opublikowana w 2001 roku.

Rozszerzyła możliwości szyfrowania plików, wprowadziła poprawki w obszarze formularzy, obsługę Unicode oraz umożliwiła importowanie treści z jednego PDF do drugiego.

• Edycja czwarta, wersja 1.5, ukazała się w 2003 roku.

Oferta została poszerzona o wsparcie dla multimediów, format zdjęć JPEG 2000, udoskonalone formularze interaktywne oraz wsparcie dla plików CAD. Umożliwiała też tworzenie wielojęzycznych tłumaczeń w jednym dokumencie oraz wprowadzenie nowych metod szyfrowania PDF, takich jak SHA-1 i RSA-4096. Ta edycja zakończyła wsparcie dla systemu Windows 98.

• Edycja piąta, wersja 1.6, została wydana w 2004 roku.

Zawierała ona poprawki dla plików 3D, umożliwiając dodawanie własnych czcionek w plikach PDF (OpenType). Wsparcie dla XFA 2.2 (XML Forms Architecture) przyniosło dodatkowe funkcje, takie jak cyfrowe podpisywanie dokumentów czy formularze XFA. Umożliwiało też łączenie dokumentów PDF oraz szyfrowanie metodą AES.

• Edycja szósta, wersja 1.7, została wprowadzona w 2006 roku i do dzisiaj jest aktualna, doczekując się 8 rewizji.

W tej edycji kontynuowano rozwój wsparcia dla dokumentów 3D oraz XFA. Ostatnia aktualizacja miała miejsce w 2011 roku, wprowadzając XFA 3.3, które umożliwiło tworzenie list punktowych i zagnieżdżonych oraz obsługę formularzy i tabel od prawej do lewej strony.

Standardy PDF

PDF posiada swoje standardy, które określają, w jaki sposób pliki są generowane oraz czytelne. Najważniejsze z nich to:

• PDF/A: Format do archiwizacji dokumentów. Umożliwia tworzenie plików PDF, które są zgodne z określonymi standardami archiwizacyjnymi.
• PDF/E: Format przeznaczony dla inżynierów i specjalistów technicznych, umożliwiający przechowywanie informacji w formacie 3D.
• PDF/X: Standard dla przemysłu drukarskiego, który określa wymagania dla plików PDF przeznaczonych do drukowania.
• PDF/VT: Format dla przemysłu drukarskiego, który umożliwia generowanie dokumentów zmiennych.
• PDF/UA: Format zapewniający dostępność plików PDF dla osób niepełnosprawnych.

Oprogramowanie do tworzenia i edycji plików PDF

Przykładowe aplikacje do edycji plików PDF

Najlepsze programy do bezpośredniej edycji plików PDF są płatne. Istnieje możliwość otworzenia takiego pliku w pakiecie biurowym Office, ale ta metoda nie sprawdzi się przy bardziej skomplikowanych dokumentach.

Aplikacje do bezpośredniego tworzenia i edycji PDF

Większość pakietów biurowych posiada opcję eksportu dokumentów do formatu PDF. Niektóre z nich oferują rozszerzone funkcjonalności. Na przykład, choć pakiet Office umożliwia eksport do PDF, nie daje on możliwości ustawienia hasła edycji czy zastosowania w plikach PDF blokady kopiowania czy drukowania.

Najpopularniejsze aplikacje do edycji dla systemu Windows 10

• Adobe Acrobat PRO,
• WPS Office,
• Microsoft Word,
• PDFill Free Tools,
• Konwertery online — strony www,
• Aplikacje CLI — wymagające instalacji basha.

Dokładny opis programów do edycji plików PDF znajdziesz tutaj.

Najpopularniejsze aplikacje do edycji dla systemów UNIX, m.in. Ubuntu

• WPS Office,
• LibreOffice,
• Konwertery online,
• Aplikacje CLI (command line interface) – pdftk.

Aplikacje do otwierania i przeglądania plików PDF

• Adobe Reader,
• Foxit Reader,
• SumatraPDF,
• Google Chrome oraz inne przeglądarki.

Zastosowanie i wykorzystanie plików PDF — jakie mają zastosowania?

PDF to rozszerzenie, z którym z pewnością się spotkałeś, pracując na komputerze. Różne instytucje udostępniają pliki tego typu, m.in. rządy krajów czy różnorodne firmy i korporacje.

W tym formacie wydrukujesz np. swoją pracę inżynierską czy magisterską. Również wiele dokumentów, jak umowy, raporty czy CV, jest zapisywanych w formacie pdf. Ten format jest także wykorzystywany przy dystrybucji książek cyfrowych obok takich rozszerzeń jak .epub, .cbr, ibook czy Kindle. Wszystkie czytniki e-booków obsługują pliki PDF.

PDFy wykorzystuje się także do digitalizacji zbiorów i archiwów. Wiele instytucji, zwłaszcza urzędów publicznych, digitalizuje dokumenty właśnie do tego formatu. Ułatwia to ich wyszukiwanie i przechowywanie, zwiększając bezpieczeństwo i minimalizując ryzyko utraty dokumentu, np. przez pożar czy zalanie wodą. Jeśli masz skaner, to zazwyczaj zapisuje on zeskanowane dokumenty czy zdjęcia w formacie PDF.

Pliki PDF możesz podpisać profilem zaufanym (epuap). Podpisany cyfrowo dokument możesz wysłać do urzędu. Jest on traktowany tak samo, jak dokument wysłany tradycyjną pocztą – więcej informacji tutaj.

Dokumenty PDF są niezbędne w pracy biurowej. Dlatego warto znać operacje, które można na nich przeprowadzić. Na końcu tego artykułu znajdziesz listę najczęściej wykonywanych operacji na plikach PDF. Poradniki zostały stworzone na podstawie najczęściej wyszukiwanych zapytań w internecie oraz problemów związanych z formatem PDF.

1o Głównych zalet plików PDF

1. Format dokumentu jest zachowany i plik wyświetla się w taki sam sposób na każdym komputerze czy urządzeniu oraz jest oparty o język PostScript. Otworzenie pliku WORD w edytorze innym niż Microsoft Office może znacząco zmienić wygląd.
2. Plik PDF może przechowywać grafiki, czcionki i inne niezbędne elementy w sobie. Dlatego nie jest wymagane instalowanie dodatkowych czcionek czy ściąganie grafik, aby je wyświetlić w programie do otwierania plików PDF. Oznacza to, że wszystko znajduję się w jednym pliku i otworzenie takiego dokumentu po kilkunastu latach nie spowoduje, że grafika w nim zawarta się nie wyświetli.
3. Dokumenty PDF mogą posiadać załączniki, które dokument może odczytać lub zapisać na dysku twardym.
4. Plik PDF jest plikiem finalnym, oznacza to, że nie powinno się edytować takich dokumentów bezpośrednio w formacie PDF, mimo że istnieją aplikacje, które tworzą plik PDF i umożliwiają jego edycje.
5. Możliwość szyfrowania plików i zabezpieczenie hasłem oraz dodanie adnotacji do dokumentu.
6. Popularność. Jest to najpopularniejszy format tekstowy przesyłania dokumentów tekstowych, powszechnie akceptowany i często wymagany w formularzach, np. CV.
7. Format spełnia Normy ISO, dlatego jest wykorzystywany w wielu branżach, również przemyslowych i konstrukcyjnych oraz przy archiwizacji i digitalizacji dokumentów.
8. Ciągła aktualizacja i utrzymywanie przez organizację ISO gwarantuje prawidłowość formatu.
9. Funkcje dodatkowe jak np. blokada kopiowania treści, blokowanie drukowania, modyfikacji, wypełnienie formularza, szyfrowanie czy ustawienie hasła.
10. Podpis cyfrowy i akceptacja w urzędach państwowych — epuap.
11. Możliwość kompresji (np. zdjęć), specjalne warianty plików PDF nakierowane na publikacje w sieci czy wydruk
12. Do pliku PDF można załączyć pliki, które czytający może pobrać i zapisać na dysku.

10 Głównych wad plików PDF

1. PDF nie był formatem otwartym, lecz został stworzony przez prywatną firmę Adobe Systems, co początkowo generowało problemy dla tego rozszerzenia. Dopiero 15 lat później, w 2008 roku, format stał się otwarty i został przekazany organizacji ISO do zarządzania.
2. Możliwość dużej wielkości plików w porównaniu do innych formatów, np. tych używanych w czytnikach e-booków.
3. Brak łatwej edycji plików PDF. Nie istnieją darmowe, zaawansowane programy do edycji PDF. Wszystkie solidne narzędzia są płatne. Co więcej, jeśli dokument jest zapisany w pewnej czcionce, PDF często zawiera jedynie wybrane znaki używane w dokumencie, a nie całą czcionkę, co komplikuje edycję.
4. Do stworzenia dokumentów w formacie PDF konieczne jest przygotowanie ich w innym programie, a następnie wyeksportowanie do PDF.
5. Wiele dokumentów PDF traktowanych jest jako obrazy, co uniemożliwia ich edycję czy kopiowanie.
6. Konwersja z pliku PDF do innego formatu może powodować różnice w wyglądzie. Również konwersja z innych formatów do PDF bywa problematyczna.
7. Zagrożenie wirusami i exploitami – pliki PDF mogą być wykorzystywane przez cyberprzestępców i spamerów.
8. Trudności z manipulacją danymi – często pojawiają się problemy z zapisaniem czy skopiowaniem elementów z plików PDF.
9. Format PDF jest przede wszystkim dostosowany do arkusza A4, co sprawia, że wiele dokumentów jest trudno czytać na e-bookach czy smartfonach.
10. Słabe szyfrowanie w starszych wersjach PDF. W nowszych wersjach używane jest szyfrowanie 256-bitowe, podczas gdy w starszych jest ono 40-bitowe.
11. Ograniczone funkcjonalności – wiele pakietów biurowych nie pozwala podczas eksportowania do PDF wykorzystać pełnego potencjału tego formatu, zwłaszcza w zakresie zabezpieczeń.

Najpopularniejsze operacje na plikach PDF

Poniżej wymienione operacje na plikach PDF są najczęściej wyszukiwanymi problemami związanymi z tym formatem przez internautów. Do większości z nich przygotowałem dedykowane poradniki z ilustracjami oraz krokami do wykonania. Jeżeli pracujesz z plikami PDF, prędzej czy później zapewne będziesz szukał informacji o tym, jak wykonać daną operację.

W przykładach przedstawiłem zarówno płatne, jak i darmowe aplikacje, wymieniając metody od najlepszych do mniej skutecznych. Większość poradników jest zwięzła, a ich przeczytanie i zrozumienie nie zajmuje dużo czasu.

1. Jak stworzyć, zapisać plik PDF?
2. W jaki sposób edytować pliki PDF? Polecane programy i rozwiązania.
3. Jak zmniejszyć rozmiar, skompresować plik PDF?
4. Jak wysyłać dowolne pliki (nie tylko PDF) online? Moje sposoby.
5. Jak połączyć, scalić pliki PDF w jeden?
6. Jak zmienić plik Word na PDF?
7. Jak zamienić plik PDF na Word?
8. Jak zamienić plik PDF na JPG, PNG, GIF i z na PDF?
9. Jak skopiować tekst, wyciąć fragment z PDF?
10. Jak podzielić plik PDF?
11. Jak zamienić, skonwertować plik na PDF?
12. Jak zaszyfrować i ustawić hasło na plik PDF?
13. Jak obrócić plik PDF?
14. Jak zmniejszyć strony pliku PDF?
15. Jak zmienić kolejność stron pliku PDF?
16. Jak podpisać PDF podpisem kwalifikowanym?
17. Jak zapisać prezentację w PDF?
18. Jak pisać w PDF?
19. Jak usunąć wybrane strony z PDF?
20. Jak przetłumaczyć plik PDF?
21. Jak wyszukać słowo w PDF?
22. Jak wyszukiwać pliki PDF w internecie?